Praktiline ajajuhtimise koolitus

Ajajuhtimise koolitus on suunatud inimestele, kellel tuleb igapäevaselt teha otsuseid oma aja kasutamise kohta – spetsialistid, kontoritöötajad, juhid, jt.

Koolituse käigus jagatakse osalejatele näpunäiteid oma töise aja paremaks korraldamiseks.

Osalejatele tutvustatakse aja efektiivse kasutuse põhimõtteid: ajajuhtimise protsessi etapid, eesmärgistamine, SMART eesmärgid, päeva planeerimine, töökeskkonna korrastamine, jmt. Lisaks omandavad osalejad oskused oma praktiliste situatsioonidega toimetulekuks – kuidas käituda ootamatute külastajatega, kuidas kasutada e-maile efektiivsemalt (Outlooki nippide ja näidete baasil), kuidas lõpetada telefonikõnesid ja mida teha kui töölaud põeb stressi. Muuhulgas käsitletakse tänapäeval levinud katkestuste probleemi, arutatakse koos oma organisatsiooni ajaraiskajatega toimetulemist ja räägitakse koosolekute asjalikumaks muutmisest. „Kolmandik koosolekutel veedetud ajast on ajaraiskamine“ – ütleb levinud rusikareegel. Samas on võimalik kasutada lihtsaid võtteid ja nippe koosolekute efektiivsemaks muutmisel.

Koolituse käigus saavad osalejad analüüsida oma ajakasutust. Osalejatele antakse lisamaterjalides lühitutvustused lihtsamate prioriseerimistehnikate kasutamiseks, sh ABC analüüs.

Koos arutatakse meetodeid, mis aitavad vältida tegemata töökuhjade (tööülesanded, paberid, e-mailid) tekkimist ning aitavad lahendada pooleliolevaid projekti ja tööülesandeid. Koolitaja tutvustab 5-minuti reeglit, tegevuse 4 võimaliku etapi reeglit, „konna söömist“ (miks ja kuidas teha mittemeeldivaid asju), füsioloogiliselt aktiivset aega, 30-minutilist kontrollitava aja perioodi, enesepremeerimist ja teisi võtteid, mis kõik aitavad vähendada edasilükkamist ja suurendada produktiivsust.

Koolituse jooksul viiakse läbi ajurünnakuid ja praktilisi harjutusi, kus osalejatel on võimalik arutada reaalsete igapäevaste probleemide üle.

Koolituse ülesehitus tagab selle, et koolitusest saab kasu nii algaja aja- ja koosolekute juhtija kui ka kogenud spetsialist, kes juba kasutab endale sobivaid meetodeid. Koolituse jooksul räägitakse läbi mitmeid igapäevaseid praktilisi situatsioone, mis võimaldavad õpitud koheselt ellu viia.

Koolituse raames käsitletavad teemad ja metoodika.

Teema

Metoodika

I moodul

  • Kas aega saab juhtida? – sissejuhatus
Loeng
  • Sissejuhatav ajurünnak
  • Ajurünnak gruppides
  • Aja planeerimine – planeerimise neli etappi, ülevaade teooriast
  • Eesmärkide püstitamine
  • Olukorra analüüs
  • Tegevusplaani koostamine
  • Efektiivne ajajuhtimine
  • Loeng, diskussioon
  • Eesmärkide püstitamine – nii lühi- kui pikaajalised eesmärgid, SMART lähenemine
Praktiline harjutus, kus osalejad leiavad ühiselt olulised valdkonnad, milles eesmärke seada ning seejärel seavad enda lühi-, kesk- ja pikaajalised eesmärgid, täites selleks etteantud eesmärkide seadmise vormi. Järgneb diskussioon.
  • Prioriteetide koostamise aruelu – prioriteetide määramine vastavalt tegevustele, müügiülesannetele.
Iseseisev töö Eisenhoweri maatriksiga, kus osalejad peavad paigutama oma igapäevased tööd ja tegemised etteantud ruudustikku. Järgneb diskussioon, kus analüüsitakse kaardistatud olukorda ja plaanitakse muudatusi.
  • Päevaplaani koostamine
  • Üliolulised tegevused, vähem olulised tegevused, Pareto reegel
  • Füsioloogiliselt aktiivne aeg, „konna söömine“ ja ebameeldivate tegevuste elluviimine.
  • Edasilükatud asjadega tegelemine, 5-min reegel
  • Katkestustevaba aeg, 30-min reegel
  • Tegevuste grupeerimine blokkidena
Loeng ja diskussioon.
  • Tegevuse 4 võimalust: mida teha kui tegevusega on juba alustatud – seda ei tohi kindlasti tagasi panna alustatud asjade kuhja. On ainult 4 varianti – osalejatele tutvustatakse 4 võimalust.
Diskussioon.
  • Tähtaegade seadmine – Kuidas seada konkreetseid, mõõdetavaid tähtaegu? Mida teha pikaajalisemate projektidega? Millal ja kuidas kasutada meeldetuletusi? Mida teha selleks, et teised enda tähtaegu ära ei unustaks?
Loeng + arutelu.

II moodul

  • Ajaröövlid
Ajurünnak gruppides, järgnev ühine diskussioon
    • Kuidas tulla toime telefoniga, kuidas lõpetada kõnesid
    • Kuidas hallata oma e-maile nii, et kõikidega jõuaks tegeleda ja vastata. Konkreetsed näpunäited ja soovitused nii e-mailide kui kalendrisüsteemi haldamiseks Outlooki baasil.
Loeng ja diskussioon
    • Mille jaoks sobivad/ei sobi emailid, telefonikõned, kohtumised – kuidas kasutada targalt ja mõistlikult. Kuidas valida oma sõnumi edastamiseks õige vahend nii, et sõnumi saaja sellele kiiresti reageeriks ja õigesti aru saaks?!
Kõiki osalejaid hõlmav praktiline harjutus, kus demonstreeritakse verbaalsete ja mitteverbaalsete vahendite erinevust ja mõju.
    • Kuidas tulla toime ootamatute külalistega.
Näitlik harjutus ühega osalejatest + teooria + diskussioon
  • Katkestused töö juures – kuidas need meile mõjuvad ja mida teha
Küsimus-vastus stiilis diskussioon, mille eesmärk on anda ülevaade katkestuste mõjust kontori töökeskkonnas.
  • Enesehinnang/test oma aja kasutamise efektiivsuse kohta – Aja- ja stressijuhtimise test
Individuaalne kontrollküsimustik (test) 20-ne situatsioonikirjeldusega, mis annab hinnangu aja kasutamise kohta ja näitab kätte kitsaskohad, millega vaeva näha.

III moodul

  • Koolitusmäng – Mitu ruutu?
Koolitusmäng ja harjutus, mille eesmärk on näidata koostöös tehtud otsuste lisaväärtust ja samuti ohte, mida tuleb vältida.
  • Grupimõtlemine, Solomon Ash-i eksperimentide sisu

Loeng
  • Grupis otsustamise efektiivne protsess – millele peab pöörama tähelepanu, et tuleksid õiged otsused?
Loeng
  • Koosolekud kui grupis otsustamise väljundid – probleemid ja ajaraiskajad koosolekutel
Diskussioon osalejatega, avatud ajurünnak
  • Koosoleku läbiviimine
    • Algus ja lõpp
    • Milla pidada, millal mitte
    • Päevakava ja eesmärk
    • Aja jälgimine
    • Muud teemad vastavalt diskussioonile
Loeng, diskussioon osalejatega

IV moodul

  • Igapäevased 5 olulisemat ajaraiskajat ja lahendust.
Grupitöö – eesmärk kaardistada igapäevased ajaraiskajad ja lahendused, meeskondlik ajakasutus, grupitöö harjutus, mis hõlmab joonistamist, presenteerimist ja meeskonnatööd. Kõige olulisem harjutus, kus arutatakse reaalsete probleemide üle ja leitakse ka elluviidavad realistlikud lahendused!
  • Abiks küsimused igapäevaseks ajajuhtimise kontrolliks – kokkuvõte koolitusest
Loeng, eneseabi küsimuste jagamine
  • Lõppsõna ja lubadus iseendale
Meelelahutuslik praktiline harjutus, mille eesmärk on panna osalejad koolitusejärgselt teineteisele 2-nädala jooksul koolituse sisu meelde tuletama – aitab kinnistada koolitusel õpitut.
  • Borge Ousland – ekstreemrändur
Praktiline ja motiveeriv jutt ajajuhtimise vaatepunktist lähtudes – eesmärk kinnistada koolitust emotsionaalse kujundiga.

Koolituse jooksul kasutatakse harjutusi ja näiteid, mis tagavad osalejate aktiivse osalemise ja tähelepanu.

Tulemused

  • Koolituse tulemusel oskavad osalejad:
  • Analüüsida oma ajakasutust;
  • Teavad oma ajakasutuse tugevaid ja nõrku külgi ning suudavad enesejuhtimise teel ajaga efektiivsemalt ümber käia;
  • Oskavad seada eesmärke, planeerida ja määrata prioriteete. Arvestatakse teiste töötajatega ning planeeritakse eraldi aeg, et ka pikaajalised ülesanded (sh menetlusele kuluv aeg) oleks täidetud õigeaegselt;
  • Tulevad toime igapäevaste ajaraiskajatega. Muuhulgas oskavad efektiivsemaid võtteid nii telefoni kui e-maili kasutamiseks;
  • Teavad grupimõtlemise ohtusid, suudavad neid ära tunda ja tunnevad efektiivse otsustamise protsessi.
  • Oskavad ennast motiveerida ja leida lahendusi pooleliolevate tööde lõpetamiseks.

Koolitusel osalejatele jagatakse täiendavaid materjale, mis sisaldavad slaide, lühikokkuvõtet koolituse sisust, täiendavat lugemismaterjali ja viiteid lisakirjandusele.

Tehnilised parameetrid

Kestvus: 6 tundi (neli moodulit, iga moodul 1.5 tundi) ehk 8 akadeemilist tundi
Pausid: paus iga 1.5-se mooduli järel
Osalejaid: kokkuleppel kliendiga
Periood: kokkuleppel kliendiga
Ruumid: Ruum, kuhu mahuvad inimesed vabalt istuma ja ka liikuma
Vahendid: dataprojektor, ekraan ja pabertahvel
Koolitaja: Ardo Reinsalu

Koolitaja kogemus

Koolitaja Ardo Reinsalu viib peamiselt läbi koolitusi ja loengud ajajuhtimise, otsustamise ja loovuse teemadel, olles selle valdkonnaga aastaid tegelenud. Lisaks teoreetilistele teadmistele on tal olnud võimalus aja- ja projektijuhtimist praktiseerida koordineerides erinevaid Euroopa Komisjoni ja Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse poolt finantseeritud rahvusvahelisi tehnoloogiaarendusprojekte. Samuti tuleb kasuks tema eelnev kogemus tootmisfirmas Microlink ja kiiretele turumuudatustele reageerivas Baltikumi suurimas arvutustehnika distribuutorfirmas GNT Eesti AS.
Ardo Reinsalu on kirjutanud kaks ajajuhtimisalast raamatut: „Ajajuhtimine argipäevaks“ (ilmus 2013) ja „Praktiline ajajuhtimine“ (kordustrükk 2010).
Lisaks peab Ardo Reinsalu ajaveebi aadressil www.ajajuhtimine.ee ja www.facebook.com/ajajuhtimine aadressidel. Nendega on soovitav enne koolituse tellimist tutvuda.

sitelogo