Ajajuhtimise koolitus on suunatud inimestele, kellel tuleb igapäevaselt teha otsuseid oma aja kasutamise kohta – spetsialistid, kontoritöötajad, juhid, jt.
Koolituse käigus jagatakse osalejatele näpunäiteid oma töise aja paremaks korraldamiseks.
Osalejatele tutvustatakse aja efektiivse kasutuse põhimõtteid: ajajuhtimise protsessi etapid, eesmärgistamine, SMART eesmärgid, päeva planeerimine, töökeskkonna korrastamine, jmt. Lisaks omandavad osalejad oskused oma praktiliste situatsioonidega toimetulekuks – kuidas käituda ootamatute külastajatega, kuidas kasutada e-maile efektiivsemalt (Outlooki nippide ja näidete baasil), kuidas lõpetada telefonikõnesid ja mida teha kui töölaud põeb stressi. Muuhulgas käsitletakse tänapäeval levinud katkestuste probleemi, arutatakse koos oma organisatsiooni ajaraiskajatega toimetulemist ja räägitakse koosolekute asjalikumaks muutmisest. „Kolmandik koosolekutel veedetud ajast on ajaraiskamine“ – ütleb levinud rusikareegel. Samas on võimalik kasutada lihtsaid võtteid ja nippe koosolekute efektiivsemaks muutmisel.
Koolituse käigus saavad osalejad analüüsida oma ajakasutust. Osalejatele antakse lisamaterjalides lühitutvustused lihtsamate prioriseerimistehnikate kasutamiseks, sh ABC analüüs.
Koos arutatakse meetodeid, mis aitavad vältida tegemata töökuhjade (tööülesanded, paberid, e-mailid) tekkimist ning aitavad lahendada pooleliolevaid projekti ja tööülesandeid. Koolitaja tutvustab 5-minuti reeglit, tegevuse 4 võimaliku etapi reeglit, „konna söömist“ (miks ja kuidas teha mittemeeldivaid asju), füsioloogiliselt aktiivset aega, 30-minutilist kontrollitava aja perioodi, enesepremeerimist ja teisi võtteid, mis kõik aitavad vähendada edasilükkamist ja suurendada produktiivsust.
Koolituse jooksul viiakse läbi ajurünnakuid ja praktilisi harjutusi, kus osalejatel on võimalik arutada reaalsete igapäevaste probleemide üle.
Koolituse ülesehitus tagab selle, et koolitusest saab kasu nii algaja aja- ja koosolekute juhtija kui ka kogenud spetsialist, kes juba kasutab endale sobivaid meetodeid. Koolituse jooksul räägitakse läbi mitmeid igapäevaseid praktilisi situatsioone, mis võimaldavad õpitud koheselt ellu viia.
Vaata ajajuhtimine.ee facebooki lehte:
Koolituse raames käsitletavad teemad ja metoodika.
Teema | Metoodika |
I moodul
| Loeng |
|
|
|
|
| Praktiline harjutus, kus osalejad leiavad ühiselt olulised valdkonnad, milles eesmärke seada ning seejärel seavad enda lühi-, kesk- ja pikaajalised eesmärgid, täites selleks etteantud eesmärkide seadmise vormi. Järgneb diskussioon. |
| Iseseisev töö Eisenhoweri maatriksiga, kus osalejad peavad paigutama oma igapäevased tööd ja tegemised etteantud ruudustikku. Järgneb diskussioon, kus analüüsitakse kaardistatud olukorda ja plaanitakse muudatusi. |
| Loeng ja diskussioon. |
| Diskussioon. |
| Loeng + arutelu. |
II moodul
| Ajurünnak gruppides, järgnev ühine diskussioon |
| Loeng ja diskussioon |
| Kõiki osalejaid hõlmav praktiline harjutus, kus demonstreeritakse verbaalsete ja mitteverbaalsete vahendite erinevust ja mõju. |
| Näitlik harjutus ühega osalejatest + teooria + diskussioon |
| Küsimus-vastus stiilis diskussioon, mille eesmärk on anda ülevaade katkestuste mõjust kontori töökeskkonnas. |
| Individuaalne kontrollküsimustik (test) 20-ne situatsioonikirjeldusega, mis annab hinnangu aja kasutamise kohta ja näitab kätte kitsaskohad, millega vaeva näha. |
III moodul
| Koolitusmäng ja harjutus, mille eesmärk on näidata koostöös tehtud otsuste lisaväärtust ja samuti ohte, mida tuleb vältida. |
| Loeng |
| Loeng |
| Diskussioon osalejatega, avatud ajurünnak |
| Loeng, diskussioon osalejatega |
IV moodul
| Grupitöö – eesmärk kaardistada igapäevased ajaraiskajad ja lahendused, meeskondlik ajakasutus, grupitöö harjutus, mis hõlmab joonistamist, presenteerimist ja meeskonnatööd. Kõige olulisem harjutus, kus arutatakse reaalsete probleemide üle ja leitakse ka elluviidavad realistlikud lahendused! |
| Loeng, eneseabi küsimuste jagamine |
| Meelelahutuslik praktiline harjutus, mille eesmärk on panna osalejad koolitusejärgselt teineteisele 2-nädala jooksul koolituse sisu meelde tuletama – aitab kinnistada koolitusel õpitut. |
| Praktiline ja motiveeriv jutt ajajuhtimise vaatepunktist lähtudes – eesmärk kinnistada koolitust emotsionaalse kujundiga. |
Koolituse jooksul kasutatakse harjutusi ja näiteid, mis tagavad osalejate aktiivse osalemise ja tähelepanu.
Tulemused
- Koolituse tulemusel oskavad osalejad:
- Analüüsida oma ajakasutust;
- Teavad oma ajakasutuse tugevaid ja nõrku külgi ning suudavad enesejuhtimise teel ajaga efektiivsemalt ümber käia;
- Oskavad seada eesmärke, planeerida ja määrata prioriteete. Arvestatakse teiste töötajatega ning planeeritakse eraldi aeg, et ka pikaajalised ülesanded (sh menetlusele kuluv aeg) oleks täidetud õigeaegselt;
- Tulevad toime igapäevaste ajaraiskajatega. Muuhulgas oskavad efektiivsemaid võtteid nii telefoni kui e-maili kasutamiseks;
- Teavad grupimõtlemise ohtusid, suudavad neid ära tunda ja tunnevad efektiivse otsustamise protsessi.
- Oskavad ennast motiveerida ja leida lahendusi pooleliolevate tööde lõpetamiseks.
Koolitusel osalejatele jagatakse täiendavaid materjale, mis sisaldavad slaide, lühikokkuvõtet koolituse sisust, täiendavat lugemismaterjali ja viiteid lisakirjandusele.
Tehnilised parameetrid
Kestvus: 6 tundi (neli moodulit, iga moodul 1.5 tundi) ehk 8 akadeemilist tundi
Pausid: paus iga 1.5-se mooduli järel
Osalejaid: kokkuleppel kliendiga
Periood: kokkuleppel kliendiga
Ruumid: Ruum, kuhu mahuvad inimesed vabalt istuma ja ka liikuma
Vahendid: dataprojektor, ekraan ja pabertahvel
Koolitaja: Ardo Reinsalu
Koolitaja kogemus
Koolitaja Ardo Reinsalu viib peamiselt läbi koolitusi ja loengud ajajuhtimise, otsustamise ja loovuse teemadel, olles selle valdkonnaga aastaid tegelenud. Lisaks teoreetilistele teadmistele on tal olnud võimalus aja- ja projektijuhtimist praktiseerida koordineerides erinevaid Euroopa Komisjoni ja Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse poolt finantseeritud rahvusvahelisi tehnoloogiaarendusprojekte. Samuti tuleb kasuks tema eelnev kogemus tootmisfirmas Microlink ja kiiretele turumuudatustele reageerivas Baltikumi suurimas arvutustehnika distribuutorfirmas GNT Eesti AS.
Ardo Reinsalu on kirjutanud kaks ajajuhtimisalast raamatut: „Ajajuhtimine argipäevaks“ (ilmus 2013) ja „Praktiline ajajuhtimine“ (kordustrükk 2010).
Lisaks peab Ardo Reinsalu ajaveebi aadressil www.ajajuhtimine.ee ja www.facebook.com/ajajuhtimine aadressidel. Nendega on soovitav enne koolituse tellimist tutvuda.
